Viktigt att arbetsgivaren skriver MBL-protokoll
Många gånger möts jag och mina kollegor på förhandlingsavdelningen av frågor kring hur protokoll från MBL-förhandlingar ska utformas. Företagare undrar också vem det egentligen är som bör formulera protokollen och hur dessa sedan ska hanteras. I denna artikel ska jag försöka reda ut en del kring dessa viktiga frågeställningar.
Först och främst bör vi komma ihåg att det alltid är arbetsgivarparten som är ordförande för medbestämmandeförhandlingar som äger rum vid företaget. Detta helt oberoende av vem som har begärt själva förhandlingen. Det bygger dels på mångårig sedvänja inom svensk arbetsrätt, men dels även på den omständigheten att det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbete och representerar ägaren till det företag där förhandlingen äger rum.
I egenskap av att vara mötesordförande följer också att man utser vem som för protokoll. Livsmedelsföretagen – liksom övriga arbetsgivarförbund – rekommenderar bestämt att det alltid är företagets representant som för protokollet. Det finns ingen rättighet för facket att få utföra den uppgiften.
Det är viktigt att protokollet följer vissa mallar och utgångspunkter hur innehållet formuleras. Detta eftersom protokollet såväl kan komma att utgöra ett lokalt kollektivavtal för framtiden. Protokollet kan också komma att utgöra underlag för en eventuell central förhandling, när så begärs, och ytterst för tvister i domstol avseende tvisteförhandlingar.
Av protokollets rubrik ska framgå vilken typ av förhandling som avses, exempelvis lokal förhandling enligt MBL § 11 eller tvisteförhandling. Det måste också framgå vilken sakfråga förhandlingen avser, exempelvis förhandling om arbetsbrist eller överenskommelse av arbetstidsschema. Vidare ska anges datum och plats för förhandlingen, liksom vilka som är närvarande för vardera parten. En eller flera justeringspersoner ska också utses, vanligtvis en representant för varje närvarande fackförening.
I själva protokollstexten ska anges vem som har begärt den aktuella förhandlingen. Därefter följer normalt sett anföranden och yrkanden från denne. Det är viktigt att rakt och tydligt ange vad frågan gäller och vad parten vill (yrkar). Texten bör vara så koncentrerad och rak som möjligt men ska givetvis innehålla alla de omständigheter och fakta som anföraren meddelar.
I nästa punkt är det lämpligt att den andre parten anger sin syn på vad som sagts och sin egen ståndpunkt i frågeställningarna. Är det en så kallad tvisteförhandling där motparten exempelvis har yrkat skadestånd måste detta uttryckligen bestridas (eller medges) i protokollet.
Betänk också att invändning om så kallad preskription måste göras vid förhandlingen och anges i protokollet. Preskription innebär att det har passerat för lång tid mellan exempelvis en händelse och den tidpunkt när tvist begärs i fråga. När så är fallet kan saken inte längre prövas. (Exempelvis måste facklig organisation begära förhandling i en tvistig fråga inom fyra månader från den tidpunkt de fick vetskap om något de anser vara fel eller ett lag- eller kollektivavtalsbrott, annars är frågan preskriberad).
Sist i protokollet anges att förhandlingsskyldigheten är uppfylld och huruvida parterna har enats eller inte i sakfrågan. Protokollföraren undertecknar sedan minst två originalhandlingar, varefter justeringspersonerna också ska underteckna. Parterna ska sedan erhålla var sitt original.
Om parterna är oense om hur ett protokoll ska utformas är det lämpligt att man försöker ha en dialog för att komma överens om det. Det viktiga är givetvis att protokollet är korrekt och ger en bra bild av vad förhandlingen har handlat om. Ett bra sätt att tänka är att protokollet ska kunna läsas av en person som inte var närvarande vid förhandlingen men att denne ändå ska kunna bilda sig en uppfattning om förhandlingens innehåll och resultat genom att läsa protokollet.
Ytterst är det alltid protokollsskrivaren som bestämmer och står för innehållet i protokollet. Om motparten har en annan uppfattning, och man inte kan enas om det, finns alltid möjlighet för den andre parten att lämna en så kallad protokollsanmärkning med sin uppfattning till protokollet. Det dokumentet bifogas sedan originalprotokollet.
Det är viktigt att arkivera och ha tillgång till tidigare protokoll – även många år tillbaka i tiden. Handlingarna bör sparas i pappersoriginal men det kan även ske en digitalisering av dessa för att snabbare ha tillgång till handlingarna i datorn.
Vi på Livsmedelsföretagen hjälper gärna till om du har frågor kring upprättande och utformning av protokoll. Kontakta gärna vår rådgivning om du behöver hjälp.
På vår hemsida finns en översiktlig mall i word-format på hur ett protokoll kan se ut i sin grundform.
Henrik van Rijswijk, förhandlingschef
