Systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM

Av arbetsmiljölagen framgår det att arbetet ska organiseras så att det kan utföras i en sund och säker arbetsmiljö och att arbetsgivare ska göra det genom att systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten. Hur du som arbetsgivare ska göra och vem som ska medverka, det framgår mer specifikt av reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete – som även kallas SAM.

Vilka regler gäller?

Det är i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete som reglerna står. Reglerna omfattar även dina inhyrda arbetstagare. Det är du som arbetsgivare som är ansvarig för att arbetsmiljöarbetet fungerar och ska därför se till att initiera undersökningar, skyddsronder och utredningar med mera.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar alla förhållanden på arbetsplatsen, sociala, organisatoriska liksom fysiska förhållanden. Därför behöver du även känna till andra regler och föreskrifter som din verksamhet berörs av. Se mer information under Arbetsmiljöregler.

Hur går det till?

I det dagliga arbetet genomför din verksamhet redan olika åtgärder som är bra för arbetsmiljön. Men för att arbetsmiljöarbetet ska ha ett helhetsperspektiv så behövs det systematik och i vissa fall behövs det skriftlig dokumentation. Se nedan vad SAM omfattar.

Samarbeta

Du som arbetsgivare har alltid huvudansvaret men behöver även se till att skyddsombud och övriga arbetstagare ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ni ska tillsammans bestämma hur detta ska fungera i er verksamhet, bland annat genom era rutiner för SAM.

Genom att ge utrymme för medarbetarnas engagemang i ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete och en aktiv säkerhetskultur, så finns det goda förutsättningar för en sund och säker arbetsplats där alla känner sig trygga.

Ta fram en policy (skriftligt om det är minst 10 anställda)

Ta fram en arbetsmiljöpolicy tillsammans, som beskriver hur arbetsförhållandena ska vara för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Policyn bör visa ert långsiktiga arbete med arbetsmiljön, det vill säga en viljeinriktning och med övergripande målsättning. Policyn ska vara skriftlig om det är minst tio anställda.

Skapa rutiner (skriftliga om det är minst 10 anställda)

Ta fram rutiner tillsammans, som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Rutiner eller guidelines är i förväg bestämda tillvägagångssätt med syfte att få systematik och så att alla vet hur arbetsmiljöarbetet är organiserat. Rutinerna bör beskriva när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras, samt vilka som ska medverka. Rutinerna kan även hänvisa till en checklista eller blankett.

Det som Arbetsmiljöverket normalt ställer krav på att en verksamhet ska ha, är rutiner för medverkan, uppgiftsfördelning, introduktion och kunskaper om risker, regelbundna undersökningar, riskbedömning samt upprättande av handlingsplan och efterföljande kontroller, riskbedömning inför ändringar i verksamheten, utredning av ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud, årlig uppföljning samt att ta hjälp av företagshälsovård eller sakkunnig vid behov.

Att planera arbetsmiljöarbetet med hjälp av en årscykel kan underlätta. Rutinerna ska vara skriftliga om det är minst tio anställda.

Fördela uppgifter (skriftligt om det är minst 10 anställda)

Fördela arbetsmiljöuppgifterna i verksamheten till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare på ett lämpligt sätt, det vill säga med fokus på att uppgifter läggs ut på de i verksamheten som har bäst möjlighet att planera, organisera och kontrollera det förebyggande arbetsmiljöarbetet i praktiken.

Du behöver försäkra dig om att den som får uppgifter

• ges tillräckliga kunskaper om regler kring arbetsmiljö. Även kunskaper om fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall och åtgärder för att förebygga riskerna, samt om arbetsförhållanden som främjar en god arbetsmiljö.  
• har tillräcklig kompetens, det vill säga, kan omsätta kunskaperna i praktiken.
• vet sina befogenheter på ett tydligt sätt, det vill säga, vet vilka beslut denne har rätt att ta eller vilka åtgärder denne har rätt att göra, samt vilka resurser denne har att använda sig av.

Har du en liten verksamhet är det inte alltid nödvändigt att göra en uppgiftsfördelning.

Det juridiska ansvaret kan aldrig fördelas, det ligger alltid kvar hos dig som arbetsgivare. Om en olycka skulle inträffa kommer straffansvaret att utredas i efterhand av åklagare eller domstol.

Uppgiftsfördelningen ska vara skriftliga om det är minst tio anställda.

Skaffa kunskaper

Se till att alla har kunskaper om arbetsmiljön, så att de känner till vilka risker som finns i arbetet och hur de ska kunna undvika riskerna, exempelvis genom att utföra arbetet på ett särskilt sätt, följa instruktioner och använda personlig skyddsutrustning.

Kunskaper kan man få på olika sätt, exempelvis vid introduktion, genom instruktioner, utbildning i att lyfta och bära på rätt sätt, samt ges möjlighet att träna in olika arbetsmoment. Tänk på att en god introduktion inte enbart behövs för den som är ny på jobbet utan även för den som varit tjänstledig eller sjukskriven, samt för inhyrd personal.

Ta fram instruktioner för allvarliga risker (alltid skriftligt)

När riskerna i arbetet är allvarliga räcker det inte med att informera och visa hur något ska göras. Då behöver ni tillsammans ta fram skriftliga instruktioner för arbetet. Det kan exempelvis handla om hur en maskin ska manövreras och hur man gör vid stopp och strul, hur kemikalier ska hanteras och vilken personlig skyddsutrustning som ska användas, samt hur truckar ska användas och köras på ett betryggande sätt.

Tänk på vem som ska förstå instruktionerna och skriv på ett sätt som lätt går att förstå. Komplettera gärna med bilder. Kontrollera att instruktionerna går att följa i praktiken. Följ sedan regelbundet upp instruktionerna och se till att de efterlevs, eftersom det är lätt hänt att genvägar hittas som kan leda till oväntade situationer och olyckor.  

Undersök arbetsmiljön

Undersök arbetsförhållandena regelbundet tillsammans. Undersökningarna ska omfatta fysiska, organisatoriska och sociala arbetsförhållanden. Hur ofta olika undersökningar behöver göras beror på vilka slags risker som finns i din verksamhet. Undersökningar görs på olika sätt, exempelvis vid möten, medarbetarsamtal, enkäter, skyddsronder, mätningar och genom att följa upp sjuktal, medicinska kontroller olyckor samt tillbud. Ni kommer att finna olika brister, risker, eller riskkällor som behöver hanteras och åtgärdas på olika sätt.

Bedöm riskerna (alltid skriftligt)

Med undersökningarna som underlag ska ni bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Bedöm om det är en allvarlig eller annan risk. Det finns olika sätt att göra riskbedömningen på och ofta räcker det med en enkel bedömning om risken är låg, medel eller hög. I vissa fall behövs en djupare bedömning med hänsyn till sannolikhet och konsekvens i en så kallad riskmatris. Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig.

Åtgärda riskerna

Med riskbedömningen som underlag ska ni genomföra åtgärder för att i första hand ta bort risken, eller om det inte är möjligt, minimera risken. Åtgärderna ska göras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Det behövs olika åtgärder beroende på risk och det kan exempelvis handla om att sätta skydd på en maskin, byta ut kemikalier, avskärma buller, använda personlig skyddsutrustning, informera och utbilda, ta fram instruktioner samt olika organisatoriska åtgärder. Organisatoriska åtgärder kan exempelvis vara stöd och handledning, tid för återhämtning samt prioritering av arbetsuppgifter.

Skriv en handlingsplan (alltid skriftligt)

De åtgärder som inte går att genomföra omedelbart ska ni notera i en handlingsplan. Av planen behöver det framgå när åtgärden ska vara genomförd samt vems ansvar det är att se till att åtgärden genomförs. Det är klokt att i ett samlat dokument beskriva risken, notera riskbedömningen och åtgärder samt ansvarig och efterföljande kontroll. På så sätt blir arbetsmiljöarbetet överskådligt och enklare att följa för de som ska medverka. Handlingsplanen ska alltid vara skriftlig.

Kontrollera åtgärderna

När ni har vidtagit åtgärder så ska dessa kontrolleras för att se om det var tillräckliga åtgärder eller om de behöver kompletteras. Om åtgärden är att ta fram instruktioner, så är det viktigt att kontrollera att dessa går att förstå, att de fungerar i praktiken och att de följs.

Riskbedöm inför förändringar (alltid skriftligt)

Gör en riskbedömning tillsammans, även då ni planerar en ändring i verksamheten, för att se om förändringen medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Det kan handla om personalförändringar, nya arbetstider eller arbetsmetoder, organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt inför att nya maskiner köps in. Det ska alltså inte vara en ändring som är en del av den dagliga löpande verksamheten. Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig.

Utred ohälsa och olyckor

Utred händelser tillsammans, om någon arbetstagare råkat ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och även vid allvarliga tillbud. Syftet med utredningen är att finna grundorsaken till händelsen och varför den inträffade, för att kunna förebygga att det händer igen. Grundförutsättningen för att detta ska fungera, är att ni har bra rutiner för hur olyckor och tillbud ska rapporteras internt. Tänk även på att allvarliga olyckor och allvarliga tillbud kan behöva anmälas skyndsamt till Arbetsmiljöverket.

Följ upp varje år (skriftligt om det är minst 10 anställda)

Följ upp ert systematiska arbetsmiljöarbete tillsammans, varje år, och förbättra det som eventuellt inte fungerat bra. Genom denna aktivitet finns möjlighet till ständiga förbättringar och är även en del i att kvalitetssäkra att rutinerna fungerar och att det som ni planerat att göra även blir gjort. Är exempelvis alla medarbetsamtal genomförda, har vi följt upp våra handlingsplaner och kontrollerat åtgärder, är det någon rutin som saknas? Den årliga uppföljningen ska vara skriftlig om det är minst tio anställda.

Ta hjälp av företagshälsovård

Vid behov kan du som arbetsgivare anlita företagshälsovården med kunskap inom branschen, eller annan sakkunnig hjälp utifrån, för stöd med arbetsmiljöarbetet.

Var finns det mallar och stödverktyg?

Det finns redan ett antal mallar och stödverktyg för systematiskt arbetsmiljöarbete som kan vara bra att ta hjälp av. Under Mallar, checklistor & stöd för arbetsmiljöarbetet har vi samlat praktisk information och länkar. Saknar du något, har ytterligare frågor eller vill ha hjälp – kontakta gärna oss.

Länkar till information

• Livsmedelsföretagen – arbetsmiljöregler
• Livsmedelsföretagen – arbetsmiljöarbete i det lilla företaget – så kommer du igång
• Arbetsmiljölagen – lagen – vägledningen
• Arbetsmiljöförordningen – förordningen
• Arbetstidslagen – lagen – vägledningen
• Arbetsmiljöverket – föreskrifterna
• Arbetsmiljöverket – AFS 2023:1 om Systematiskt arbetsmiljöarbete
• Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete, kapitel 2 om  Organisatorisk och social arbetsmiljö
• Prevent – arbetsmiljö i livsmedelsbranschen
• Prevent – utbildningar
• Prevent – god samverkan