Semester

Bestämmelser om semester finns i Livsmedelsavtalet och Semesterlagen (SemL). Semesterlagens regler gäller med de tillägg/undantag som framgår av punkt 5.8 i Livsmedelsavtalet och Livsmedelsavtalets Bilaga F.

Semesterreglerna är uppbyggda kring begreppen intjänandeår och semesterår (3§ SemL). År ett då semestern intjänas kallas intjänandeår, och det efterföljande året (år två) – det år som den intjänande semestern tas ut som ledighet med semesterlön – kallas semesterår.

Både intjänandeåret och semesteråret löper från 1 april ett år till 31 mars efterföljande år.

En arbetstagare har enligt semesterlagen rätt till 25 semesterdagar per år (4§ SemL). Beroende på hur lång tid anställningen har varat kan alla dessa dagar vara betalda eller vissa betalda och andra obetalda. Även frånvaro under intjänandeåret som inte är semesterlönegrundande kan medföra att vissa av de 25 semesterdagarna är obetalda. Om anställningen påbörjas efter den 31 augusti har en anställd endast rätt till 5 semesterdagar det semesterår anställningen påbörjas.

Semesterdagar utgörs alltid av hela dagar (3a§ SemL).

Antal dagar med semesterlön

Antal semesterdagar med semesterlön bestäms enligt följande beräkning (7§ SemL). Från de dagar arbetstagaren varit anställd hos arbetsgivaren under intjänandeåret dras (subtraheras) de dagar arbetstagaren varit helt frånvarande utan lön. Dock ska avdrag inte göras för frånvaro som beror på semesterledighet, permittering eller semesterlönegrundande ledighet och inte heller arbetsfria dagar under sådana perioder. Det antal dagar man får fram (när anställningstiden minskats med frånvarodagarna) delas med antal dagar under intjänandeåret (365 eller 366). Kvoten/resultatet multipliceras med 25 eller det eventuella högre antal semesterdagar den anställde har rätt till. Uppstår ett brutet tal, avrundas det till närmast högre hela tal.

Exempel:

En anställd har varit anställd hela intjänandeåret, dvs 365 dagar. Den anställde har varit tjänstledig utan lön två månader under intjänandeåret (61 dagar). Antal semesterdagar med semesterlön blir 21.

365-61=304
304/365=0,833
0,833*25=20,82

Huvudsemestern

Enligt semesterlagen har en anställd rätt till fyra veckors sammanhängande semester under perioden juni-augusti (s.k. huvudsemestern), om inte annat har avtalats (12§ SemL). Avtal om annan längd eller förläggning Genom enskild överenskommelse med en eller flera arbetstagare eller genom lokalt kollektivavtal med Livsmedelsarbetareförbundet kan man dock avtala både om annan längd och annan period för huvudsemestern. Exempelvis kan man komma överens om att endast tre av de fem veckorna ska förläggas till sommaren. Träffas lokalt kollektivavtal som innebär annan längd eller annan förläggning av den sammanhängande ledigheten gäller det lokala avtalet (i likhet med andra centrala och lokala kollektivavtal) för alla anställda inom kollektivavtalsområdet.

Huvudsemestern kan, även om man inte har avtalat om det, förläggas till annan tid än juni-augusti när särskilda skäl föreligger. Särskilda skäl kan föreligga om olägenheterna för företaget av att huvudsemestern läggs juni-augusti är mera betydande.

Primär förhandlingsskyldighet

Enligt semesterlagen har arbetsgivaren primär förhandlingsskyldighet avseende förläggningen av huvudsemestern (10§ SemL). Semesterlagen hänvisar här till 11 och 13 §§ MBL. Detta innebär att arbetsgivaren har skyldighet att ta initiativ till förhandling med Livsmedelsarbetareförbundet beträffande utläggningen av huvudsemestern (vanligtvis sommarsemestern) och att arbetsgivaren måste vänta med beslut tills förhandlingarna är avslutade. Tiden för förläggningen av semesterledigheten ska om möjligt beslutas i samförstånd mellan parterna. Om arbetsgivaren slutligen ensidigt beslutar om förläggningen är arbetsgivaren skyldig att underrätta arbetstagarna om beslutet senast två månader före semesterledighetens början (11§ SemL). Om det finns särskilda skäl får meddelandet lämnas senare, dock om möjligt minst en månad innan ledigheten. Med särskilda skäl anses undantagsfall där det inte varit möjligt att lämna meddelande inom tvåmånadersfristen. Exempel på särskilda skäl kan vara att arbetstagaren har börjat sin anställning väldigt nära inpå huvudsemestern eller skäl kopplat till säkerheten på arbetsplatsen eller viktiga samhällsintressen.

Övrig semester

Vid förläggning av övrig semester (som inte är huvudsemestern och som inte ska sparas) föreligger ingen primär förhandlingsskyldighet. Förläggningen ska även här om möjligt beslutas i samförstånd mellan arbetsgivare och arbetstagare, men kommer man inte överens om förläggningen bestämmer arbetsgivaren även när övrig semester ska förläggas (med undantag från sparade dagar) (11§ SemL). Om arbetsgivaren bestämmer förläggningen ska den anställde få meddelande om beslutet minst två månader innan ledighetens början.

När arbetsgivaren och enskild arbetstagare kommer överens om när semestern ska förläggas finns det inget behov av särskild underrättelse viss tid innan ledighetens början. Detta blir oftast aktuellt på mindre arbetsplatser.

Ledighetsperiod

En semesterrätt om 25 dagar ska normalt ge en ledighetsperiod om fem veckor. Semesterledigheten räknas kalendariskt med undantag från lördagar och söndagar (och vissa dagar som jämställd med söndag) (3a§ SemL). Det antal dagar som läggs ut under en semesterperiod läggs ut fortlöpande enligt almanackan måndag till fredag varje vecka. Om det under ledigheten infaller en helgdag eller därmed jämställd helgdagsafton, hoppar man över den dagen.

Vid helt korta ledigheter om max 4 dagar läggs semesterdagar endast ut på de dagar som är schemalagda arbetsdagar.

Ändring av beslut

En arbetsgivare är bunden av beslut om utläggning av semesterledighet som har meddelats till arbetstagarna.

Beräkningsunderlag

Enligt Livsmedelsavtalet ska semesterlönen utgöra 13,2 % av semesterlöneunderlaget. Semesterlöneunderlaget utgörs av arbetstagarens inkomst under intjänandeåret.

Semesterlönegrundande

• I beräkningsunderlaget ingår alla former av lön och lönetillägg som betalats ut under intjänandeåret (16b§ SemL).
• Även semesterlönegrundande frånvaro räknas in i semesterlöneunderlaget.
• Belopp som avsätts till arbetstidskonto enligt Livsmedelsavtalets Bilaga C ingår i semesterlöneunderlaget utom i det fall beloppet ska betalas in som pensionspremie/deltidspensionspremie.

Inte semesterlönegrundande

• Semesterlön ska inte beräknas på ren gratifikation eller rena gåvor.

• Inte heller ska semesterlön ingå i beräkningsunderlaget.

• Arvode som arbetstagare får i egenskap av arbetstagarledamot i företagets styrelse anses som ersättning för uppdrag vid sidan av anställningen och är inte heller semesterlönegrundande.

Utöver procentregeln innehåller Livsmedelsavtalet en mini-nivå på semesterlön per dag (det s.k. balkongtillägget). Minimiersättningen per dag gäller för anställda med minst 6 månaders anställning under intjänandeåret. Vid deltidsarbete ändras minimi-beloppen i proportion till arbetstiden under intjänandeåret.

För arbetstagare som inte får semesterlön (semesterledigt med ersättning) utan istället får semesterersättning så utgör även semesterersättningen 13,2 % av semesterlöneunderlaget. Det är endast i vissa undantagsfall som semesterersättning ska utgå istället för ledighet med semesterlön till exempel vid kortare anställningar som inte avses pågå längre än tre månader, i vissa fall när semester inte har kunnat läggas ut pga exempelvis långtidssjukskrivning eller vid anställningens avslutande.

Sammalöneregeln

Förutom att semester kan beräknas enligt procentregeln kan, enligt semesterlagen, semester beräknas enligt sammalöneregeln (16a § SemL). Sammalöneregeln kan bara användas för de som har veckolön eller månadslön (alltså inte för de som avlönas med timlön). Vid semesterledighet får dessa behålla sin ordinarie vecko- eller månadslön och får ett semestertillägg per uttagen semesterdag. Det semestertillägg som anges i lagen ska motsvara en semesterlön på 12 %. Enligt Livsmedelsavtalets Bilaga F om månadslön kan de lokala parterna komma överens om att semesterlönen ska utgöras av månadslönen och semestertillägg. Om en sådan överenskommelse träffas bör man göra en avstämning om nivån på semestertillägget samt i övrigt vad som gäller enligt sammalöneregeln.

Semesterlönegrundande frånvaro

Som nämnts ovan ska semesterlöneunderlaget utgöras av arbetstagarens inkomst under intjänandeåret samt semesterlönegrundande frånvaro. Vid semesterlönegrundande frånvaron ska man räkna in den inkomst som arbetstagaren skulle haft om arbetstagaren istället hade utfört normalt arbete för arbetsgivaren. Beräkningen ska ske på arbetstagarens ordinarie arbetstidsmått. Om arbetstagarens ordinarie arbetstidsmått inte går att fastställa får arbetsgivaren uppskatta vilken lön som arbetstagaren skulle haft om hen hade arbetat. En sådan uppskattning kan göras genom en genomsnittsberäkning av arbetstagarens tidigare inkomst under intjänandeåret eller genom antagande på annat sätt.

Vad som utgör semesterlönegrundande frånvaro framgår av semesterlagen 17-17b§§. Där framgår bland annat att följande frånvaro är semesterlönegrundande:

Sjukdom och arbetsskada

Frånvaro pga sjukdom är semesterlönegrundande i 180 dagar per intjänandeår (17 § SemL). Frånvaroperioden räknas kalendariskt vilket gör att även dagar den anställde inte skulle arbetat, tex arbetsfria lördagar och söndagar, räknas in. Om arbetstagaren är sjukledig längre än 180 dagar ger alltså de överskjutande dagarna inte rätt till semesterlön under det följande semesteråret. Någon motsvarande tidsbegräsning för när under intjänandeåret arbetsskada upphör att vara semesterlönegrundande finns inte. Vid arbetsskada är hela intjänandeåret semesterlönegrundande.

Frånvaro pga sjukdom eller arbetsskada upphör att vara semesterlönegrundande när arbetstagaren varit helt eller delvis frånvarande från arbetet under ett helt intjänande år, utan längre avbrott i frånvaron än 14 dagar i följd. Arbetsgivarens ansvar för att betala semesterlön från sjukfrånvaro på deltid upphör således efter samma period som vid en heltidssjukskrivning.

Föräldraledighet

Ledighet när arbetstagaren får tillfällig föräldrapenning (eller skulle haft rätt till tillfällig föräldrapenning enligt föräldraledighetslagen) är semesterlönegrundande i 120 dagar per intjänandeår, eller för en ensamstående förälder 180 dagar per intjänandeår (17a§ SemL).

Ledighet när den anställde får föräldrapenning i anledning av barns födelse eller adoption är semesterlönegrundande i 120 dagar per barn (även vid födelse av flera barn), eller för ensamstående förälder 180 dagar per barn. Dagarna räknas kalendariskt, dvs varje kalenderdag av ledigheten räknas in i perioden, även dagar den anställde inte skulle arbetat, tex arbetsfria lördagar och söndagar.

Ledighet under tid då havandeskapspenning utges är också semesterlönegrundande.

Notera att semesterlagens 17b § anger ytterligare frånvarogrunder som är semesterlönegrundande, utöver vad som presenterats ovan.

En anställd har rätt att spara semesterdagar utöver 20 per år (18§ SemL). Det innebär att en anställd med 25 dagars semester har rätt att spara 5 av dessa dagar. Det är endast betalda semesterdagar som den anställde får spara till ett annat år. Skulle en anställd ha rätt till fler semesterdagar än 25 kan den anställde ha rätt att även spara en eller alla dagar över 25. Det krävs dock att avtal har träffats om rätt att även spara de överskjutande dagarna (kollektivt eller med den enskilde).

En anställd får spara dagar under maximalt fem år från det semesterår de sparades. Senast det femte året efter sparandet ska de sparade dagarna läggas ut. En anställd kan inte samma år spara semester och ta ut sparade dagar. Om sparade dagar tas ut måste årets ordinarie semesterledighet först förläggas ut, varvid sparade dagar sedan kan förläggas.

Huvudregeln är att sparade dagar ska läggas ut det år som arbetstagaren väljer, om inte annat har avtalats kollektivt eller enskilt direkt med den anställde. Undantag kan ske om det finns särskilda skäl mot att dagarna förläggs till det året. Undantaget ska tillämpas restriktivt och arbetstagarens intresse ska i största möjliga utsträckning tillgodoses. Om arbetstagaren avsett att de sparade dagarna skulle förläggas till det femte året men det skulle medföra betydande olägenhet – antingen för arbetsgivarens verksamhet eller pga arbetstagarens situation – får överenskommelse träffas mellan arbetsgivaren och arbetstagaren om att ledigheten istället förläggs till det sjätte året. Parterna måste här vara ense. Ett exempel på betydande olägenhet är att arbetstagarens planer på en långsemester går om intet på grund av sjukdomsfall i familjen.

Om en arbetstagare vill ta ut minst fem sparade dagar ska de sparade dagarna och hela semesterledigheten för semesteråret läggas ut i en följd, dvs som en sammanhängande ledighet, om inte annat har avtalats (21§ SemL). Här avses inte endast huvudsemestern om fyra veckor utan det är hela årets semesterledighet, dvs fem veckor, som ska läggas samman med den sparade semestern. Vill en arbetstagare spara eller ta ut sparade dagar i anslutning till årets semester, ska arbetstagaren meddela arbetsgivaren detta i samband med att förläggningen av årets huvudsemester bestäms. Arbetstagaren behöver dock inte meddela detta förrän arbetsgivaren har informerat arbetstagaren om hur många betalda semesterdagar arbetstagaren har tjänat in. Vill en anställd ta ut sparade semesterdagar vid annan tidpunkt än i sammanhang med övriga semestern, ska arbetstagaren meddela arbetsgivaren detta senast två månader i förväg (19§ SemL).

Enligt Livsmedelsavtalet ska semesterlönen för varje sparad semesterdag utgöra 0,53 % av semesterlöneunderlaget. Semesterlön för sparad semester ska beräknas på samma sätt som för ordinarie semester. Samtliga sparade semesterdagar som läggs ut ska betraktas som intjänade under det närmast föregående intjänandeåret, oavsett vilket år de sparades.

Om en arbetstagare inte har varit anställd hela intjänandeåret eller haft frånvaro utan lön som inte varit semesterlönegrundande kan denne ha visst antal obetalda semesterdagar. Den anställde kan välja att ta ut dessa obetalda semesterdagar (8§ SemL). Obetalda dagar kan inte ensidigt läggas ut av arbetsgivaren. Detta eftersom de innebär ledighet utan ersättning och medför inkomstbortfall för den anställde. En anställd kan således inte tvingas att ta de obetalda dagarna.

Obetalda semesterdagar kan inte sparas till ett annat år, utan förfaller/försvinner om de inte nyttjas aktuellt semesterår.

När semesterdagar läggs ut ska dagar med semesterlön som huvudregel läggas ut först, om inte annat har avtalats (12b§ SemL). Detta gäller semester som läggs ut under samma semesterår och bestämmelsen gäller betald semester som inte sparas till annat år.

En semesterrätt om 25 dagar ska normalt ge en ledighetsperiod om fem veckor. Semesterledigheten räknas kalendariskt med undantag från lördagar och söndagar (och vissa dagar som jämställs med söndag). De antal dagar som läggs ut under en semesterperiod läggs ut fortlöpande enligt almanackan måndag till fredag varje vecka. Detta oberoende av vilka dagar under perioden den anställde är schemalagd och vilka dagar som är arbetsfria. Om det under ledigheten infaller en helgdag eller därmed jämställd helgdagsafton, hoppar man över den dagen. Endast vid helt korta ledigheter (upp till 4 dagar) läggs semesterledigheten vanligtvis ut på de dagar den anställde skulle ha arbetat.

Semesterledighet ska förläggas så att arbetstagare med lägre sysselsättningsgrad än heltid eller med oregelbunden arbetstid får lika lång ledighet som heltidsarbetande arbetstagare eller arbetstagare med regelbunden arbetstid. I princip ska arbetstidens förläggning, infallande ledighetsdagar m.m. inte påverka ledighetens längd. Detta innebär att den som arbetar måndag och onsdag varje vecka inte kan kräva att få sina 25 semesterdagar utlagda under dessa dagar. Även tisdag, torsdag och fredag kommer att räknas som semesterdagar trots att arbetstagaren ändå är ledig de dagarna. I annat fall skulle den som bara är schemalagd två dagar i veckan sträcka ut sin semesterledighet långt mycket längre period än fem veckor.

Nettosemester

För de som jobbar skift/oregelbundet eller deltid kan de lokala parterna komma överens om att tillämpa nettosemester. För deltidsanställd innebär det till exempel att semestern läggs ut på så många arbetsdagar av 25 som motsvarar arbetstagarens andel av full arbetstid. Den som jobbar tre dagar i veckan får då semestern utlagd på 15 dagar (3/5 av 25).

En arbetstagare som byter arbetsgivare har rätt till semesterledighet i den nya anställningen endast i den utsträckning arbetstagaren inte redan haft sådan ledighet i den tidigare anställningen.

Överföring av semester mellan anställningar hos samma arbetsgivare

När en anställning upphör ska intjänad semester betalas till den anställde som semesterersättning. Det finns dock vissa undantag till detta. Om det innan en anställning upphör står klart att en ny anställning kommer att påbörjas mellan samma parter i nära anslutning till den tidigare anställningen (högst ett par veckors mellanrum), ska dessa anställningar i semesterhänseende räknas som en sammanhängande anställning. Intjänad semester överförs då till nästa anställning. Regeln tar främst sikte på tidsbegränsade anställningar, men är generellt tillämplig och kan även tillämpas om en arbetstagare går från en tidsbegränsad anställning till en tillsvidareanställning eller går från en tillsvidareanställning som upphör till en annan tillsvidareanställning hos arbetsgivaren.

Rätten att överföra intjänad semester förutsätter att semestern inte redan lagts ut, att semesterersättning inte utbetalats och att arbetstagaren meddelar att hen vill att de intjänade semesterförmånerna ska överföras till den nya anställningen.

Övergång av verksamhet och byte av anställning inom koncern

Även vid byte av arbetsgivare vid övergång av verksamhet och vid byte av arbetsgivare som tillhör samma koncern har arbetstagaren i semesterhänseende samma rätt i nya anställningen som i den tidigare. Vi byte av arbetsgivare som tillhör samma koncern krävs dock att den tidigare arbetsgivaren inte betalar ut semesterersättningen och att arbetstagaren meddelar båda arbetsgivarna att hen önskar föra över den intjänade semestern.

Om det under semesterledighet infaller en eller flera dagar då arbetstagaren varit sjuk så ska de dagarna inte räknas som semesterdagar. För att dagarna inte ska räknas som semesterdagar krävs det dock att arbetstagaren utan dröjsmål meddelar arbetsgivaren att arbetstagaren är sjuk och att dagen eller dagarna inte ska räknas som semester. Kravet på att arbetstagaren meddelar detta utan dröjsmål är normalt uppfyllt om arbetstagaren meddelar detta senast direkt när hen kommer tillbaka från semestern. De semesterdagar som återtagits enligt bestämmelsen har den anställde kvar. Bestämmelsen om återtagande av semester omfattar även semesterdag då arbetstagaren inte har kunnat arbeta pga arbetsskada.

Om en arbetstagare redan fått ut semesterlön för aktuell dag när arbetstagaren blir sjuk och ”avbryter” ledigheten har arbetstagaren ingen skyldighet att betala tillbaka semesterlönen för den tid sjukdomen varade. Arbetstagaren har i sådana fall dock inte rätt till ytterligare semesterlön om hen senare tar ut ersättningssemestern.

De semesterdagar som återtas vid sjukdom ska förläggas i ett sammanhang, om inte arbetstagaren medger annat.

Som huvudregel ska arbetsgivaren lägga ut semesterledighet och semesterlön ska betalas under ledigheten. Det finns dock några undantag till detta bland annat avseende semesterdagar som inte har sparats och som inte har kunnat läggas ut under semesteråret. Dessa dagar ska ersättas med semesterlön. Notera att bestämmelsen främst tar sikte på situationer när den anställde varit frånvarande stora delar av, eller hela, året exempelvis varit långtidssjukskriven. Då har det av naturliga skäl inte varit möjligt för arbetsgivaren att förlägga semestern.

Regeln gäller endast för de dagar som tillsammans med de nya intjänade dagarna överstiger 25. De semesterdagar som överstiger 25 ska alltså ersättas med semesterlön. Semesterlönen beräknas på samma sätt som ordinarie semester och ska betalas senast en månad efter semesterårets utgång. Regeln kan exemplifieras enligt följande:

Exempel

Låt oss anta att den anställde insjuknar den 1 maj. Hen har då troligtvis 25 intjänade semesterdagar att ta ut. Under resten av året är den anställde sjuk vilket innebär att någon semester inte kan läggas ut. Enligt reglerna om semesterlönegrundande frånvaro ska 180 av den anställdes sjukfrånvaro under intjänandeåret vara semesterlönegrundande vilket innebär att hen tjänar in 15 nya semesterdagar. Det innebär att 15 dagar ska betalas ut efter semesteråret, senast vid april månads löneutbetalning. Avsikten är att den sjukskrivne ska ha rätt till minst 25 dagars betald semester vid återgång i arbetet.

Semesterledighet under uppsägningstid

Semesterledighet får normalt inte förläggas till uppsägningstid utan den anställdes samtycke (14 § SemL). Bestämmelsen blir aktuell i situationer då uppsägning redan har skett och när man planerar och beslutar om utläggning av semester. Bestämmelsen gäller både vid uppsägning från arbetsgivaren och vid uppsägning från arbetstagaren själv och oavsett anledning till uppsägningen. Det är endast arbetstagaren själv som kan medge att semesterledighet förläggs till uppsägningstiden, rättigheten är alltså av personlig natur.

Det finns dock undantag från regeln att semester inte får förläggas till uppsägningstid. Om uppsägningstiden är längre än 6 månader får semesterledighet förläggas till den tid av uppsägningstiden som överstiger 6 månader. Bestämmelsen innebär att all uppsägningstid enligt Livsmedelsavtalet är skyddad mot att semester läggs ut.

Om semester redan lagts ut för en arbetstagare som sedan blir uppsagd pga arbetsbrist och semesterledigheten sammanfaller med uppsägningstiden kan arbetstagaren få semesterförläggningen upphävd. Arbetstagaren kan alltså kräva att semesterförläggningen återtas och att arbetstagaren istället får arbeta under uppsägningstiden. Effekten blir att den intjänande (och den återtagna) semestern sparas och betalas ut efter anställningens upphörande.

Semesterersättning när anställning upphört

När anställningen upphört ska intjänad semesterersättning betalas ut till den anställde senast en månad efter anställningens upphörande (30§ SemL). Om det inte går att beräkna semesterersättningen inom en månad efter anställningens upphörande, ska den betalas ut inom en vecka efter att hindret mot att beräkna ersättningen upphörde. Som hinder anses främst då det av datatekniska skäl är svårt att beräkna och betala ut slutlönen inom en månad från sista anställningsdagen. Ett annat hinder skulle kunna vara att mätning av ackord inte hinner göras inom en månad från slutdagen.