Förhandlingschefen informerar: Bakgrundskontroll vid nyanställning
Frågor om bakgrundskontroller tillhör kanske inte de vanligaste i Livsmedelsföretagens rådgivning till medlemsföretagen, men ämnet är viktigt och aktuellt. Vår förhandlingschef Henrik van Rijswijk går igenom rättsläget och svarar på vanliga frågor kring bakgrundskontroller i samband med nyrekryteringar.
OBS! Texten gör ingen skillnad på tjänstemän och arbetare, även om det möjligen är vanligare med mer noggranna kontroller vid anställning av tjänstemän.
Vilken information bör begäras i samband med rekrytering?
Nyrekrytering av personal är ett av de viktigare besluten som arbetsgivare fattar. Det har stor betydelse för företagets drift och verksamhet. En felrekrytering kan i vissa fall vara förödande för ett företag. Arbetsgivaren har därför ett starkt intresse av att kontrollera att den kandidat som anställs verkligen uppfyller de olika kvalifikations- och lämplighetskrav som arbetsgivaren bestämt.
De flesta arbetsgivare genomför olika typer av efterforskningar i samband med anställningsintervjuer och referenstagning. När sådant sker rekommenderar vi att man är noggrann. Det finns ju som bekant ingen ”ångerrätt” när det gäller rekryteringar som inte blivit lyckosamma (förutom möjligen vid provanställning).
Utöver de uppgifter som arbetsgivaren bör erhålla direkt från den potentiellt nyanställde i samband med ett intervjuförfarande, såsom meritförteckning, betyg och anställningsintyg från tidigare arbetsgivare (eller motsvarande) samt kontaktuppgifter till några referenser, bör även ett säkerställande ske från arbetsgivarens sida att dokumenten med mera ”matchar” varandra och exempelvis är korrekta i tidsföljd. Man kan förslagsvis kontrollera meritförteckningen gentemot anställningsintyg och betyg.
Självfallet kan även en kopia på gällande körkort begäras om sådant är en förutsättning för tjänsten. Om vissa utbildnings- eller examenskrav är ett krav för att anställas i befattningen bör även kopior på relevanta dokument som säkerställer detta lämnas.
Ovanstående former av bakgrundskontroller är allmänt accepterade på arbetsmarknaden och ifrågasätts sällan, vare sig av individer eller fackföreningar. Det finns inget lagstöd eller skrivningar i Livsmedelsföretagens kollektivavtal som hindrar ett sådant insamlande. (Givetvis kan en individ neka att lämna efterfrågat material men då – liksom om man misstänker fel eller motsvarande i materialet – bör måhända vissa ”varningsklockor” ringa hos arbetsgivaren).
Utgör informationen känsliga personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen?
Alla uppgifter som insamlas och/eller hanteras i anledning av en rekryteringsprocess omfattas oftast av reglerna i dataskyddslagen och kan således utgöra känsliga personuppgifter. Vi rekommenderar därför att arbetsgivare noga tänker igenom vilka uppgifter man ska begära av kandidater och överväga den reella relevansen och nyttan i den aktuella rekryteringssituationen i förhållande till den personliga integriteten; ofta kan man lämpligtvis agera olika beroende på vilken befattning man söker en anställd till. (Kandidater till en och samma befattning bör dock hanteras på likartat sätt).
Kan utökade kontroller göras, exempelvis i belastningsregistret?
Arbetsgiven kan innan en anställning ingås behöva inhämta information från exempelvis belastningsregistret för att klargöra huruvida kandidaten är dömd för brottslighet, exempelvis för att säkerställa att den arbetssökande är pålitlig och lämplig inför de arbetsuppgifter som den ska utföra.
Det bör dock finnas ett samband mellan arbetsgivarens intresse av att göra en bakgrundskontroll och den aktuella kontrollen. Exempelvis kan ekonomisk brottslighet, skattebrott eller andra tillgreppsbrott vara relevanta för vissa tjänster där individen kommer att förfoga över ekonomiska värden. Även uppgifter om trafikbrott och narkotikabrott kan vara relevanta för arbeten där individen ska framföra fordon eller utföra arbetsuppgifter som kan vara farliga ur ett arbetsmiljöperspektiv. I vissa fall kan även verksamhetens art som sådan medföra att arbetsgivaren behöver ta del av utdrag ur belastningsregistret. Även risk för industrispionage medför att arbetsgivaren i större utsträckning behöver kontrollera vem de anställer.
Utdrag ur belastningsregistret och motsvarande ska i de flesta fall anses som en känslig personuppgift, på samma sätt som övriga handlingar och uppgifter som inhämtas, och ska hanteras med försiktighet och omdöme. Vi rekommenderar att när det gäller uppgifter ur belastningsregistret, arbetsgivaren även är restriktiv med vilka behöriga på företaget som får del av uppgifterna. Om flera inom exempelvis personalavdelning eller företagsledning är involverade i rekryteringen, och kanske går igenom ansökningshandlingar, torde det vara tillräckligt att denna typ av uppgifter sammanställs och hanteras av en enskild ansvarig eller mindre grupp av ansvariga.
Vem bör svara för insamlandet av uppgifter och kontroller?
Många gånger är det respektive företags personalavdelning som ansvarar för rekryteringsprocesser och insamlandet av relevanta uppgifter om kandidaterna. Det är emellertid inte ovanligt att företag anlitar externa aktörer att hantera detta, exempelvis om man även har en extern rekryteringskonsult.
Det bör noteras att rättsläget för externa aktörers rätt att samla in och tillgängliggöra information är något oklart i dagsläget. Integritetsmyndigheten har dock meddelat att de kommer att utöva tillsyn över dessa aktörers verksamhet. Det är därför viktigt att företag som rekryterar med hjälp av externa aktörer/konsulter håller sig uppdaterade avseende gällande regelverk och huruvida det är tillåtet att inhämta personuppgifter från externa aktörer man anlitar.
Hur ska insamlade uppgifter värderas?
Arbetsgivare behöver värdera de uppgifter man får del av genom bakgrundskontroller. Som ovan beskrivits kan det vara rimligt att beakta en dom om ekonomisk brottslighet om tjänsten omfattar hantering av pengar eller på annat sätt bygger på förtroende mellan arbetsgivaren och den anställde. Likaså domar om begångna våldsbrott om befattningsinnehavaren exempelvis avses arbeta med knivar eller verktyg samt rattfylleridomar om fordon kan komma att framföras i arbetet. Mindre allvarliga brott eller brott som ligger långt tillbaka i tiden har naturligtvis mindre betydelse. En avvägning och bedömning måste ske i varje enskilt fall, där hänsyn tas till tjänstens innehåll och roll.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan sägas att kontroller av potentiella medarbetare i samband med nyrekrytering kan ske i ganska vid omfattning, men att arbetsgivare bör undvika att slentrianmässigt utföra bakgrundskontrollerna. De uppgifter som efterfrågas rör individens personliga integritet, vilken arbetsgivaren normalt har att respektera. Arbetsgivaren bör därför noga fundera igenom vad syftet med bakgrundskontrollen är och vilka uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet. Det ska med andra ord finnas skäl till att arbetsgivaren genomför en bakgrundskontroll och arbetsgivaren bör heller inte inhämta mer information än nödvändigt.
Kontakta Livsmedelsföretagen vid frågor
Har du frågor om bakgrundskontroller eller annat rörande rekrytering så kontakta Livsmedelsföretagens rådgivningsjour på telefon 08-762 65 50 (varje vardag kl. 09.00-12.00 och 13.00-16.30) eller e-post radgivning@li.se.
Henrik van Rijswijk, Förhandlingschef
